Cuando nos planteamos una integración entre sistemas y procesos, muchas veces nos surge la duda de si realmente vale la pena automatizar la integración o podemos seguir realizándola de forma manual. ¿No será suficiente con el envío de un correo electrónico, llamada telefónica o similar?

Pongamos un ejemplo para poder analizar estas cuestiones de forma más clara y concisa.

Imaginemos que somos una compañía que se dedica a la fabricación y comercialización de bicicletas. Para la fabricación de estas bicicletas necesitamos un componente de una compañía proveedora que se encuentra en China. Es necesario que cuando el stock de este componente llegue al umbral definido se envíe un pedido a nuestro proveedor para que nos suministre un número determinado de piezas dependiendo de nuestra previsión de fabricación.

Aparentemente la solución más fácil y barata sería que uno de nuestros empleados mirase el stock del componente determinado diariamente, cuando este llegara al umbral definido, enviara un pedido por correo electrónico al proveedor. Finalmente, el proveedor nos suministraría el componente.


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Ahora analicemos si realmente es esta la solución más fácil y barata.¿Qué pasará cuando nuestro empleado esté de vacaciones o de baja o se vaya de la compañía? ¿Y cuándo el proveedor no lea el correo por cualquier motivo o simplemente se equivoque al entrar el pedido? Etc.

Los procesos y transacciones con un alto componente humano tienen una alta probabilidad de fallo. A veces la solución que a priori puede parecer la más fácil y barata no lo es.

¿Cuánto puede costarle a nuestra empresa el no disponer de la pieza y tener que detener la fabricación de bicicletas?
Ejemplos encontraremos tantos cómo tipos de empresa existan: automatización de pedidos, envíos de facturas, integración entre nuestro CRM y ERP, presentación electrónica de los resultados a la autoridad competente, etc.
Planteemos el mismo proceso de forma automatizada. Una vez que el componente necesario llegue al stock mínimo definido, el sistema de producción y stock avisará de forma automática a nuestra aplicación de integración, EAI, Enterprise Application Integration, (concepto que ampliaremos en futuros posts).

El EAI se encargará de realizar el pedido a nuestro proveedor en China consultando previamente cual será la previsión de producción en el sistema de Producción e introducirá este pedido directamente en el ERP del proveedor.

¿Qué mejoras hemos aplicado en esta solución? En primer lugar hemos eliminado la intervención de personal y por tanto estamos minimizando la posibilidad de errores durante el proceso, en segundo lugar, y no menos importante, estamos eliminando el coste de personal para una operación fácilmente automatizable. Por tanto, el personal puede dedicarse a tareas donde la intervención humana es indispensable para la ejecución del proceso.


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Como conclusión después de haber visto este ejemplo, deberíamos ser conscientes de la importancia y la necesidad de automatizar los procesos de integración siempre que se pueda, puesto que lo que en un principio puede parecer más barato y fácil de implementar, a la larga, no lo es.